Üretim desteğiyle ofis kapasitesini planlamak, aslında bir ofis sahibinin her yıl birkaç kez yaşadığı ikilemi çözmeye çalışır: üç proje aynı ay içinde ruhsata yetişmek zorundayken ekibi büyütmek mi, yoksa yoğunluk geçince boşta kalacak bir kadroyu taşımamak mı? İki seçenek de bedel ister. Aradaki yolu planlı bir dış üretim desteği açar; ama ancak ne zaman, hangi işi ve hangi koşulla vereceğinizi önceden bildiğinizde.
1.Kapasite sorunu nereden doğar?
Mimarlık ve mühendislik ofislerinde iş yükü düz bir çizgi değildir. Ruhsat dönemleri, müşterinin yatırım kararı, ihale takvimleri ve mevsim etkisi aynı haftalara yığılır. Bir ay ekip proje başında beklerken, ertesi ay aynı ekip gece yarısına kadar pafta çıkarır.
Bu dalgalanmayı kadro ile karşılamaya çalışmak iki yönden zorlar. Kadroyu en yoğun haftaya göre kurarsanız, sakin dönemlerde sabit maliyet taşırsınız: maaş, sigorta, yazılım lisansı, donanım, ofis alanı. Kadroyu ortalamaya göre kurarsanız, yoğun dönemde ya iş geri çevrilir ya da teslimler kayar. Üstelik yoğun dönemde işe alınan biri, ofis standardınızı öğrenene kadar kapasiteden çok eğitim zamanı tüketir.
Bir de görünmeyen maliyet vardır: ofis sahibinin ve kıdemli mimarların zamanı. Yoğun dönemde bu kişiler tasarım, müşteri ilişkisi ve yeni iş yerine pafta düzeltmeye, katman temizlemeye, revizyon işlemeye kayar. Ofisin büyümesini sağlayacak iş, en çok bu dönemde ertelenir.
2.İş yükünüzü okumak
Planlamaya, geçmiş yılın iş yükünü kabaca çıkararak başlayın. Kesin bir hesap gerekmez; hangi aylarda teslimlerin üst üste bindiğini, hangi aylarda ekibin rahat olduğunu görmek yeterlidir. Ardından ofisteki işleri iki gruba ayırın:
- Ofiste kalması gereken işler. Konsept ve tasarım kararları, müşteri ve idare görüşmeleri, müelliflik ve imza, kontrol ve onay, ofisin karakterini taşıyan özel detaylar.
- Dışarı verilebilecek işler. Kararları netleşmiş bir projenin uygulama paftalarına dönüştürülmesi, tip kat ve tekrar eden paftalar, pafta düzenleme ve standarda getirme, revizyonların paftalara işlenmesi, disiplin çizimleri (statik, mekanik, elektrik, akustik).
Bu ayrım netleştiğinde kapasite sorusu değişir. “Kaç kişi daha almalıyım?” yerine “yoğun dönemde dışarı verilebilecek işin ne kadarını dışarı vermeliyim?” diye sormaya başlarsınız.
Bu soruya cevap verirken iş türlerinin ofisinize kattığı değeri de düşünün. Kıdemli bir mimarın bir gününü tip kat paftalarının antetini düzeltmeye harcaması, ofis için en pahalı üretim biçimidir. Aynı gün yeni bir müşteriyle görüşmeye ya da süren bir projenin tasarım sorununu çözmeye ayrıldığında, ofisin geleceğine yatırım olur. Kapasite planlaması bu yüzden yalnızca pafta yetiştirmekle ilgili değildir; ekibinizin zamanını nereye harcadığıyla ilgilidir.
3.Proje bazlı mı, sürekli destek mi?
Dış üretim desteği iki temel biçimde kurulabilir. Hangisinin size uygun olduğu, iş yükünüzün dalgalanma biçimine bağlıdır.
| Ölçüt | Proje bazlı destek | Sürekli destek |
|---|---|---|
| Uygun olduğu durum | Yılda birkaç kez gelen yoğunluk, tek seferlik büyük iş | Düzenli ve öngörülebilir iş akışı |
| Başlangıç | Her iş için kapsam ve teklif | Bir kez kurulan çalışma düzeni |
| Ofis standardına uyum | Her işte standart iletilir | Standart bir kez öğrenilir, sonraki işlerde hazırdır |
| Planlama | İş geldikçe | Aylık ya da dönemlik kapasite planı |
| Esneklik | Yüksek; ihtiyaç yoksa maliyet yok | Öngörülebilir; ekip projelerinizi tanır |
| Koordinasyon yükü | Her işin başında daha fazla | Zamanla azalır |
İki model birbirinin alternatifi olmak zorunda değildir; proje bazlı destekle başlayıp iş birliği oturdukça sürekli bir düzene geçmek de mümkündür. Fiyatı belirleyen unsurlar her iki modelde de aynıdır: disiplin sayısı, alan ve kat sayısı, detay yoğunluğu, tasarımın oturmuşluğu ve teslim süresi. Rakam her işin teklifinde yazılı olarak verilir. Sürekli çalışma düzenini sürekli ofis desteği, yoğun dönemlere özel desteği ise yoğunlukta proje çizim desteği sayfasında anlattık.
4.Adım adım kapasite planı
- Yoğun dönemleri işaretleyin. Geçmiş yılın teslim tarihlerini ve önümüzdeki aylarda bilinen işleri tek bir takvimde toplayın.
- Ofis içi kapasiteyi gerçekçi yazın. Ekibinizin bir haftada üretebileceği pafta yükünü, izinleri ve kontrol süresini de hesaba katarak not edin.
- Açığı görün. Yoğun haftalarda iş yükü ile kapasite arasındaki farkı belirleyin. Bu fark, dış desteğin büyüklüğüdür.
- Dışarı verilecek işi seçin. Kararları netleşmiş, standart iletilebilir ve kontrolü kolay işler önce dışarı verilir. Tasarımı süren işleri dışarı vermek, soru-cevap trafiğini artırır.
- Standardınızı paketleyin. Şablon DWG, katman listesi, antet ve örnek pafta seti hazırsa, her yeni işte aynı paketi göndermeniz yeterli olur.
- Pilot bir işle başlayın. Küçük bir projeyle çalışma düzenini, iletişimi ve teslim kalitesini görün. İlk projede 250 m²'ye kadar ücretsiz üretim ve 2 gün içinde teslim bu deneme için uygun bir zemindir; sonraki projeler yarı fiyatına sunulur.
- Kontrol sorumluluğunu belirleyin. Teslim edilen paftaları ofiste kimin kontrol edeceğini ve bunun için ne kadar zaman ayrılacağını takvime yazın. Dış destek üretimi üstlenir; kontrol ve onay ofisinizde kalır.
5.Kapasite planı kontrol listesi
- Yoğun ve sakin dönemler takvimde görünür halde
- Ofiste kalacak ve dışarı verilebilecek işler ayrılmış
- Ofis standardı (şablon, katman, antet) tek pakette
- Proje bazlı mı, sürekli mi çalışılacağı belirlenmiş
- Her iş için tek bir muhatap ve geri bildirim kanalı tanımlı
- Teslim edilen paftaların kontrol süresi takvimde yer alıyor
- Kapsam, teslim tarihi ve gizlilik koşulları teklifte yazılı
6.Sık yapılan hatalar
En sık gördüğümüz hata, dış desteğe yoğunluğun en tepesinde, teslime birkaç gün kala başvurmaktır. O noktada dosya hazırlığı da, kapsamın netleşmesi de aynı baskı altında yapılır ve destek ekibinin ilk günü soru-cevapla geçer. Yoğun dönem önceden görülüyorsa, destek de önceden planlanmalıdır.
İkinci hata, tasarımı henüz oturmamış işleri dışarı vermektir. Kararlar her gün değişiyorsa, dışarıdaki ekip sürekli revizyon işler ve ofis içindeki yük azalmaz, yalnızca biçim değiştirir.
Diğer sık durumlar:
- Ofis standardını iletmeden işi göndermek ve teslimde pafta düzenini baştan değiştirmek
- Kontrol sorumluluğunu belirlememek; paftaların kimse tarafından incelenmeden müşteriye gitmesi
- Her işte farklı bir dış ekiple çalışmak ve standart öğrenme maliyetini her seferinde yeniden ödemek
- Dış desteği yalnızca acil durumlar için düşünüp sakin dönemde kurulacak düzeni ertelemek
7.Mimardaş bu süreçte ne yapar?
15'ten fazla kişiden oluşan aktif ekibimizle mimarlık ve mühendislik ofislerinin çizim üretimini üstleniriz. Proje bazlı çalıştığımızda her işin kapsamını ve teslim tarihini ayrı netleştiririz; sürekli çalıştığımızda ofis standardınızı bir kez öğrenir, yoğun dönemlerinizi birlikte planlarız. Bireysel konut ve villada kapsam ve girdiler tamamlandığında 3 takvim gününde, apartmanlarda 2 haftaya kadar teslim ederiz; büyük projelerde teslimi kademelendiririz.
Tasarım kararları, müelliflik ve imza her zaman ofisinizde kalır. Biz üretim yükünü üstleniriz; siz tasarıma, müşterilerinize ve yeni işe zaman ayırırsınız. Mimarlık ofislerine özel çalışma biçimimizi mimarlık ofislerine proje çizim desteği sayfasında bulabilirsiniz. Dosyanızı göndermeden önce proje dosyanızı üretime hazırlama ve teslim takvimi oluştururken dikkat edilecekler rehberlerine göz atmanızı öneririz.
Sık sorulan sorular
Dış üretim desteği kadro almaktan ne zaman daha mantıklıdır?
İş yükünüz dalgalıysa ve yoğunluk yılın belirli dönemlerinde toplanıyorsa, sabit kadroyu ortalamaya göre kurup farkı dış destekle kapatmak genellikle daha esnek bir yoldur. Karar, kendi iş yükü dağılımınıza göre verilmelidir.
Hangi işler dışarı verilmemeli?
Tasarım kararları, müşteri ve idare ilişkisi, müelliflik ve imza ofiste kalmalıdır. Kararları netleşmiş projelerin çizim üretimi ise dışarı verilmeye en uygun iştir.
Proje bazlı destekten sürekli desteğe nasıl geçilir?
Birkaç proje birlikte çalıştıktan sonra standart, iletişim ve teslim düzeni oturur. Bu noktada dönemlik bir kapasite planı yapılarak sürekli çalışma düzenine geçilebilir.
Dış destek ofis standardımıza uyar mı?
Evet, üretim ofisinizin katman, antet ve pafta standardına göre yapılır ve DWG ile PDF olarak teslim edilir. Standart yoksa önerdiğimiz düzeni onayınıza sunarız.
İlk denemeyi nasıl yapabilirim?
İlk projede 250 m²'ye kadar üretim ücretsizdir ve 2 gün içinde teslim edilir. Çalışma düzenini bu işte gördükten sonra sonraki projeler yarı fiyatına sunulur.
Tasarım, müelliflik ve imza her durumda ofisinizde kalır; üretim desteği yalnızca çizim üretimini kapsar.
